Dataskydd

Personuppgiftsbiträdesavtal

mellan

Personuppgiftsansvarig: ”Kunden” och

Personuppgiftsbiträde: Ngenic AB AB Organisationsnummer: 556817-4790 Etableringsland: Sverige

Med “Personuppgiftsbiträdet” avses Ngenic AB för tjänsterna angivna i Ngenic AB Allmänna Villkor, §1 Allmänt. Med Personuppgiftsansvarig avses Kunden. Ngenics kontaktperson för allmänna frågor om avtalet samt Ngenics behandling av personuppgifter redovisas på https://ngenic.se/dataskydd/.

1. Inledning

1.1 Båda Parterna bekräftar att de undertecknade har fullmakt att ingå detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Avtal”) som är en integrerad del av det/de tjänsteavtal som tecknats mellan Parterna (”Tjänsteavtalet”). Detta Avtal reglerar Behandlingen av Personuppgifter med anledning av vid var tid gällande Tjänsteavtal.

1.2 Ngenic agerar i enlighet med Ngenics Privacy Statement som finns tillgänglig på https://ngenic.se/dataskydd/.

2. Definitioner

2.1 Definitionen av Personuppgifter, Särskilda kategorier av Personuppgifter (Känsliga Personuppgifter), Behandling av Personuppgifter, Registrerad, Personuppgiftsansvarig och Personuppgiftsbiträdet är densamma som används i gällande dataskyddslagstiftning, inklusive den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR - General Data Protection Regulation), gällande i detta Avtal samt i Europa från den 25 maj 2018 samt vid varje tidpunkt gällande nationell kompletterande lagstiftning, tillsammans nedan kallat ”Gällande Personuppgiftslagstiftning”.

2.2 I denna bilaga benämns Personuppgiftsansvarig som ”Kunden” eller ”Parten”, Personuppgiftsbiträdet som ”Ngenic” eller ”Parten” och kollektivt som ”Parterna”.

3. Omfattning

3.1 Avtalet reglerar Ngenics Behandling av Personuppgifter på uppdrag av Kunden och beskriver hur Ngenic ska säkerställa dataskydd, genom tekniska och organisatoriska åtgärder enligt Gällande Dataskyddslagstiftning.

3.2 Syftet med Ngenics Behandling av Personuppgifter på uppdrag av Kunden är att uppfylla åtaganden enligt Tjänsteavtalet.

3.3 Detta Avtal har företräde framför eventuella motstridiga bestämmelser om Behandling av Personuppgifter i Tjänsteavtal eller i andra avtal som ingåtts mellan Parterna.

4. Ngenics skyldigheter

4.1 Ngenic får endast Behandla Personuppgifter på uppdrag av och i enlighet med Kundens dokumenterade instruktioner. Genom att ingå detta Avtal instruerar Kunden Ngenic att Behandla Personuppgifter på följande sätt:
i) endast i enlighet med gällande lag,
ii) för att uppfylla alla förpliktelser enligt Tjänsteavtal,
iii) som vidare specificerat genom Kundens normala användning av Ngenics tjänster och
iv) på så sätt som anges i detta Avtal.

4.2 Ngenic har ingen anledning att tro att det finns lagstiftning som förhindrar att Ngenic följer de ovan angivna instruktionerna. Ngenic ska, efter att ha blivit medveten om det, informera Kunden i de fall Kundens instruktioner eller behandling, enligt Ngenic, strider mot gällande dataskyddslagstiftning.

4.3 De kategorier av Registrerade och Personuppgifter som omfattas av Behandling i detta Avtal framgår i detta dokument.

4.4 Ngenic ska säkerställa konfidentialitet, integritet och tillgänglighet av Personuppgifter enligt Gällande Personuppgiftslagstiftning. Ngenic ska genomföra systematiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå, med hänsyn tagen till den senaste tekniken och implementationskostnader i förhållande till den risk som Behandlingen innebär, och typen av Personuppgifter som ska skyddas.

4.5 Ngenic ska bistå Kunden med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, så långt det är möjligt med hänsyn tagen till typ av Behandling och den informationen som är tillgänglig för Ngenic, för att uppfylla Kundens skyldigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning avseende förfrågningar från Registrerade och allmänt dataskydd enligt dataskyddsförordningen artikel 32-36.

4.6 Om Kunden behöver information om säkerhetsåtgärder, dokumentation eller annan information om hur Ngenic Behandlar Personuppgifter, och sådana förfrågningar innebär mer information än den standardinformation som tillhandahålls av Ngenic för att följa gällande dataskyddslagstiftning som Personuppgiftsbiträde, och det innebär mer arbete för Ngenic, kan Ngenic debitera Kunden för sådana ytterligare tjänster.

4.7 Ngenic och dennes personal ska säkerställa konfidentialitet av Personuppgifter som Behandlas under detta Avtal. Detta villkor gäller även efter att Avtalet upphört att gälla.

4.8 Ngenic ska, genom att skyndsamt och utan onödigt dröjsmål meddela Kunden, göra det möjligt för Kunden att uppfylla de rättsliga krav som gäller för information till relevanta dataskyddsmyndigheter och Registrerade rörande personuppgiftsincidenter.

4.9 Vidare ska Ngenic, i den utsträckning det är praktiskt möjligt och lagligt, meddela Kunden om; i) förfrågningar om utlämnande av Personuppgifter som erhållits från en Registrerad ii) förfrågningar från myndigheter, exempelvis Polisen, om utlämnande av Personuppgifter

4.10 Ngenic får inte svara direkt på förfrågningar från Registrerade utan medgivande från Kunden. Ngenic får inte delge innehåll rörande Avtalet till myndigheter som Polisen, inklusive Personuppgifter, med undantag för vad som är lagstadgat, exempelvis genom domstolsbeslut eller liknande beslut.

4.11 Ngenic har inte kontroll över huruvida och hur Kunden väljer att använda sig av eventuella tredjepartsintegrationer via Ngenics API, via direkt databaskoppling eller liknande. Ansvaret för sådana integrationer med tredje part åligger uteslutande Kunden. Ngenic är inte ansvarig såsom Ngenic för eventuell behandling av Personuppgifter genom sådan tredjepartsintegration.

5. Kundens skyldigheter

5.1 Genom att underteckna detta Avtal bekräftar Kunden att Kunden:

  • vid användning av de tjänster som tillhandahålls av Ngenic enligt Tjänsteavtal, Behandla Personuppgifter i enlighet med kraven i gällande dataskyddslagstiftning.
  • har rättslig grund att Behandla och utlämna de aktuella Personuppgifterna till Ngenic (inklusive eventuella underbiträden som Ngenic använder).
  • är ensamt ansvarig för riktigheten, integriteten, innehållet, tillförlitligheten och lagenligheten av de Personuppgifter som lämnats till Ngenic.
  • har uppfyllt alla eventuella obligatoriska krav och skyldigheter att anmäla hos eller få tillstånd från relevanta myndigheter för Behandlingen av Personuppgifter.
  • har fullgjort sina skyldigheter att tillhandahålla relevant information till Registrerade avseende Behandling av Personuppgifter enligt Gällande Personuppgiftslagstiftning.
  • instämmer i att Ngenic har lämnat garantier avseende implementeringen av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som är tillräckliga för att skydda Registrerades integritet och Personuppgifter.
  • vid användning av de tjänster som tillhandahålls av Ngenic under Tjänsteavtal inte överför några Känsliga Personuppgifter, eller uppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser till Ngenic. Sker sådan överföring kan inte Ngenic hållas ansvarig för felaktig behandling av dessa Känsliga Personuppgifter.
  • ska upprätthålla ett uppdaterat register över de typer och kategorier av Personuppgifter som denne Behandlar.

6. Användande av underbiträden och överföring av data

6.1 Som en del av leveransen av tjänster till Kunden enligt Tjänsteavtal och detta Avtal, kan Ngenic använda sig av underleverantörer i rollen underbiträde. Sådana underbiträden kan vara systerbolag till Ngenic AB eller externa underleverantörer (tredje part) inom eller utanför EU. Ngenic ska säkerställa att underleverantörer genom avtal samtycker till att åta sig ansvar som motsvarar de skyldigheter som anges i detta Avtal.

6.2 Nuvarande underleverantörer med tillgång till Personuppgifter publiceras på Ngenics Privacy-websida https://ngenic.se/dataskydd/ vilka genom detta Avtal har accepterats som underbiträden av Kunden.

6.3 Kunden kan när som helst begära en fullständig översikt och mer detaljerad information om de underleverantörer som är involverade i leverans av tjänsten enligt Tjänsteavtalet.

6.4 Om underleverantörerna finns utanför EU ska Ngenic säkerställa att överföring sker enligt Gällande Personuppgiftslagstiftning. Kunden ger härmed Ngenic behörighet och befogenhet för att säkerställa lämpliga rättsliga grunder för överföring av Personuppgifter utanför EU på Kundens uppdrag, t ex genom att för Kundens räkning underteckna EU-standardavtalsklausuler eller överföra Personuppgifter i enlighet med EU/ US Privacy Shield.

6.5 Kunden ska underrättas innan ändringar sker rörande underleverantörer som Behandlar Personuppgifter. Om ny underleverantör bevisligen inte efterlever gällande dataskyddslagstiftning och underleverantören fortsatt inte efterlever gällande dataskyddslagstiftning, efter att Ngenic har fått rimlig tid på sig att säkerställa att underleverantören efterlever regelverket, kan Kunden säga upp Avtalet. Sådan uppsägning kan innebära rätt att säga upp Tjänsteavtal, helt eller delvis, enligt de uppsägningsklausuler som finns i respektive Tjänsteavtal. En viktig del av sådana bedömningar ska vara i vilken mån underleverantörens Behandling av Personuppgifter är en nödvändig del av de tjänster som tillhandahålls enligt Tjänsteavtal. En ändring av underleverantör ska inte i sig att betraktas som ett brott mot Tjänsteavtal.

6.6 Genom att underteckna detta Avtal accepterar Kunden att Ngenic använder sig av underleverantörer på så sätt som beskrivs ovan.

7. Säkerhet

7.1 Ngenic har åtagit sig att tillhandahålla en hög säkerhetsnivå i sina produkter och tjänster. Ngenic tillhandahåller säkerhetsnivån genom organisatoriska, tekniska och fysiska säkerhetsåtgärder, i enlighet med kraven på informationssäkerhet som beskrivs i dataskyddsförordningen artikel 32. Vidare syftar det interna dataskyddsramverk Ngenic AB använder till att skydda konfidentialitet, integritet, korrekthet och åtkomst av Personuppgifter. Följande åtgärder är av särskild betydelse i detta avseende:

  • Klassificering av Personuppgifter för att säkerställa genomförandet av säkerhetsåtgärder som motsvarar riskbedömning.
  • Utvärdering av användning av kryptering och pseudonymisering som riskreducerande faktorer. • Begränsning av tillgång till Personuppgifter till de som behöver tillgång för att fullgöra skyldigheterna i detta Avtal eller Tjänsteavtal.
  • Användande av system som upptäcker, återställer, förhindrar och rapporterar personuppgiftsincidenter.
  • Genomförande av säkerhetsanalyser för att bedöma kvaliteten i nuvarande tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda Personuppgifter, med beaktande av kraven i gällande dataskyddslagstiftning.

8. Revisionsrättigheter

8.1 Kunden har rätt att genomföra årlig revision av Ngenic uppfyllande av villkoren i Avtalet. Om lagstiftningen kräver det kan Kunden begära revisioner oftare. Då Ngenic AB:s tjänster är fleranvändarmiljöer ger Kunden Ngenic befogenhet, att av säkerhetsskäl, bestämma att revision ska utföras av en neutral tredjepartsrevisor som Ngenic väljer.

8.2 Om det begärda revisionsområdet är upptaget i en ISAE-, ISO- eller liknande granskningsrapport som utförts av en kvalificerad tredjepartsrevisor inom de föregående tolv månaderna, och Ngenic bekräftar att det inte finns några kända väsentliga förändringar i de åtgärder som granskats, accepterar Kunden denna granskningsrapport istället för att begära en ny revision av åtgärder som redan granskats.

8.3 Om Kunden inte accepterar den av Ngenic AB valda neutrala tredjepartsrevisorn, kan Kunden tillsammans med Ngenic AB välja en annan neutral tredjepartsrevisor.

8.4 Kunden står för eventuella kostnader som uppstår i samband med begärda revisioner. Hjälp från Ngenic som överstiger standardtjänsten som tillhandahålls av Ngenic och/eller Ngenics underleverantörer för att följa gällande dataskyddslagstiftning, kommer att debiteras.

9. Varaktighet och uppsägning

9.1 Detta Avtal är giltigt så länge som Ngenic Behandlar Personuppgifter på uppdrag av Kunden enligt gällande Tjänsteavtal.

9.2 Avtalet upphör automatiskt när Tjänsteavtalet upphör att gälla. När Avtalet upphör kommer Ngenic att radera eller återlämna Personuppgifter som Behandlas på uppdrag av Kunden, i enlighet med gällande klausuler i respektive Tjänsteavtal. Om inte annat avtalats skriftligen ska kostnaden för sådana åtgärder baseras på;
i) timtaxa för Ngenics tid och
ii) komplexiteten i den begärda processen.

9.3 Ngenic kan behålla Personuppgifter efter att Avtalet har upphört, i den utsträckning det krävs enligt lag, med samma typ av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som beskrivs i detta Avtal.

10. Ansvar

10.1 Ansvaret för överträdelse av villkoren i detta avtal, ska regleras av ansvarsklausuler i respektive Tjänsteavtal mellan Parterna. Detta gäller även för eventuella överträdelser som begåtts av Ngenic underleverantörer.

11. Tillämplig lag och jurisdiktion

11.1 Detta Avtal är underkastat tillämplig lag och den jurisdiktion som anges i respektive Tjänsteavtal mellan Parterna.

12. Kategorier av Personuppgifter och Registrerade

12.1 Då Ngenics tjänster medger att Kunden Behandlar godtyckligt data inom tjänsterna är det inte möjligt att generellt redovisa de kategorier av Registrerade och Personuppgifter som omfattas av Behandling. Denna information åligger Kunden att registrera.

12.2 Kunden får inte överföra några Känsliga Personuppgifter till Ngenic. Sker sådan överföring kan inte Ngenic hållas ansvarig för felaktig behandling av dessa Känsliga Personuppgifter. Känsliga Personuppgifter definieras i Gällande Personuppgiftslagstiftning, dvs:

  • ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse,
  • uppgifter om hälsa,
  • uppgifter om en persons sexualliv eller sexuell läggning,
  • medlemskap i fackförening,
  • genetiska uppgifter eller biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person

12.3 Inte heller får Kunden överföra personuppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser.

13. Översikt över nuvarande underleverantörer

Aktuella underleverantörer till Ngenic som har tillgång till Kundens Personuppgifter redovisas på https://ngenic.se/dataskydd/